Por Wilson Verrone

Quer obter melhorias nos processos da sua empresa rapidamente e a baixo custo? , Kaizen é Ferramenta adequada.
KAIZEN pode ser utilizada em muitíssimas atividades de negócio e não como muitos ainda pensam estar restrita as empresas automobilísticas.

Mas o que é Kaizen?

Kaizen é uma palavra que significa mudança para melhor, usada para transmitir uma visão de melhoria contínua na vida em geral, sua origem japonesa, combina duas palavras “KAI” (mudança) e “ZEN” (boa) então Kaizen significa mudanças boas ou mudar para melhor, que pode ser entendido como melhoria continua. No contexto empresarial significa, metodologia que permite baixar os custos e melhorar a produtividade.

Antes de seguir com a definição, é extremamente importante que o leitor tenha clareza sobre o KAIZEN, esta ferramenta não foi desenvolvida para aplicação exclusiva na indústria automobilística. A Filosofia de melhoria continua de processos, surgiu no meio industrial do Japão após a segunda guerra mundial, década de 50, pela união de metodologias de DEMIN e FAYOL auxiliando com o desenvolvimento de sistemas de qualidade utilizando controle estatístico.

Nos Anos 80 o KAIZEN começou como uma parte do sistema TOYOTA de produção  e tinha como objetivo engajar os associados na melhoria da qualidade do produto  com pequenas melhorias no sistema de produção e alcançou uma melhoria de 30% no negocio, desde então,  KAIZEN passou a ser um dos principais fatores de sucesso da empresa, tornando seu sistema de produção um dos mais eficientes e confiáveis do mundo e ao longo do tempo, a metodologia vem sendo difundida para replicar o seu sucesso em todo tipos de negócios.

Então, o que é exatamente Kaizen? É uma filosofia de melhoria contínua das operações e envolvem todos os funcionários, os quais por meio de “micro mudanças” tornam o ambiente e os processos mais eficientes e eficazes, padronizados, menos cansativo e seguro, para fornecer melhor e com qualidade, a baixo custo, menor tempo e eliminando perdas.

Os funcionários têm o poder de sugerir ideias que abordem problemas comuns, para que não voltem a ocorrer e oferece melhorias incrementais que resultam em grandes ganhos, economizando tempo da linha de frente e capacitando-os ao mesmo tempo. Então, só faz sentido falar em melhoria continua em sua empresa se tiver o envolvimento dos associados.

Masaaki Imai, considerado o pai da técnica, defende que a metodologia é uma espécie de estilo de vida que se estende a todos os aspectos, tanto profissionais quanto pessoal. Segundo ele, “Kaizen = Everyday – Everybody – Everywhere – Improvement” traduzindo de forma mais profunda, é uma filosofia que busca melhorias diárias, envolvendo todos os colaboradores da empresa e em todas as áreas existentes.

Para Imai, existem alguns princípios que as empresas devem seguir para implantar Kaizen, são eles:

• Eliminação de perdas (desperdícios);
• Envolvimento de todos os colaboradores;
• Ser baseado em uma estratégia barata;
• Pode ser aplicado em qualquer lugar;
• Apoia-se no princípio de uma gestão visual;
• O enfoque deve ser dirigido ao local onde realmente se cria valor;
• Ser orientado para os processos;
• Prioriza as pessoas; e
• A essência da aprendizagem organizacional: Aprender Fazendo.

O Kaizen não pode ser encarado como um projeto de começo, meio e fim, mas deve ser uma prática de rotina, despertando nas pessoas o hábito diário de buscar melhorias para os processos. Esse é o centro de toda a metodologia de melhoria contínua: “Hoje melhor que ontem, amanhã melhor que hoje”

Os eventos Kaizen podem ser aplicados a situações especificas, seja na orientação de um projeto, ou para promover uma melhoria específica de uma área na empresa, ou seja, um evento de um projeto ou melhoria especifica que são executados utilizando a filosofia.

Ferramentas e metodologias de melhoria contínua

Ao longo do tempo, várias ferramentas foram projetadas para auxiliar na melhoria continua, e fornecem às empresas uma estrutura para que não tenham que partir do zero para criar a sua própria. Isso permite que se aprenda com as práticas recomendadas de outras empresas e aproveitem o que está provado e que funciona. No entanto, diferenciar entre processos e terminologia pode ser confuso tendo tantas opções para escolher, então como saber qual é a certa para suas necessidades? Vamos ter uma visão geral das ferramentas de melhoria contínuas mais populares e eficazes para se iniciar um KAIZEN - processo de melhoria continua:

PDCA

O ciclo PDCA (¹) e suas variações PDCL (²), PDSL (³), SDSA (⁴) ajuda na criação de um ciclo ininterrupto de melhorias e fornece uma abordagem sistemática para testar diferentes ideias e hipóteses. Pode ajudar a implementar a melhoria contínua em toda a sua organização usando uma base estruturada. Se tua empresa deseja melhorar os processos de negócios, eficiência ou produtividade, seguramente o ciclo PDCA pode te ajudar.

A estrutura fornece às equipes da linha de frente um guia de quatro etapas para a execução de práticas de melhoria incrementais. Isso permite que eles evitem cometer os mesmos erros repetidamente e é comumente usado na manufatura enxuta.

Um dos principais benefícios do PDCA: é fácil de entender e lembrar. A sigla pode rapidamente se tornar uma marca que é repetida e utilizada por todos na empresa. Algumas empresas exibem o processo em pôsteres nos quadros de aviso ao redor dos escritórios, enquanto outras o imprimem em camisetas e até canecas. Isso dá aos funcionários um lembrete visual e os incentiva a adotá-lo como uma parte consistente de sua rotina de trabalho. O processo de 4 etapas não requer semanas de treinamento para ser entendido e pode ser resumido claramente em questão de minutos. Os gerentes podem, então, acompanhar a equipe conforme eles as implantam e ajudando os a aprender em movimento. Esta abordagem de coaching significa que não há uma grande barreira para a implantação em termos de treinamento. As empresas podem começar a trabalhar e ajustá-lo à medida que avançam.

• PDCA (¹):  Plan (Planejar), Do (Fazer), Check (Verificar), e Act (Agir)    
• PDCL (²):  Plan (Planejar), Do (Fazer), Check (Verificar), e Learn (Aprender)
• PDSA (³): Plan (Planejar), Do (Fazer), Study (Estudar), e Act (Agir)
• PDSL (³):  Plan (Planejar), Do (Fazer), Study (Estudar), e Learn (Aprender)
• SDSA (⁴): Standard (Padronizar), Do (Fazer), Study (Estudar), e Act (Agir)

Onde:

• Planejar: Definir seus objetivos estratégicos e como você deve alcançar.
• Fazer: Implantar o plano e fazer as alterações necessárias para garantir que funcione.
• Verificar: Avaliar os resultados e identificar quais são as oportunidades de melhoria.
• Agir: Fazer ajustes com base no que foi encontrado na etapa. Verificar e seguir o processo.
• Estudar: Esta variação envolve a observação passiva em vez de verificação proativa.
• Aprender: Esta variação faz reflexão sobre as experiências adquiridas, ganhos para que possam servir na análise de novas ações a serem implantadas.

Todos em uma empresa podem entender e seguir as quatro etapas, visto que são relacionadas em uma ampla variedade de funções em todas as áreas da empresa. Facilita a melhoria contínua do processo e mais importante, capacita os funcionários a testar ideias em pequena escala e com o tempo, isso cria uma cultura de criatividade e inovação gerando uma vantagem competitiva e difícil de ser copiada pela sua concorrência.

5S

O 5S é também uma forte incidência de utilização, é uma metodologia que incentiva empresas a manter o local de trabalho limpo e bem organizado, já que o 5S também tem como objetivo central o aumento da produtividade e a redução de perdas.

• 5S (⁵) :Programa de gestão de qualidade para alcançar a melhoria contínua que vem de cinco palavras que começam com a letra S, Seiri: Senso de Utilização, Selton: Organização, Seiso: Limpeza, Seiktetsu: Padronização e Shitsuke: Disciplina

Just-In-Time

Outro conceito utilizado pela filosofia Kaizen é o Just-In-Time (⁶), já que a técnica visa reduzir os estoques e fazer com que a compras de materiais sejam feitas o mais próximo possível de sua utilização.

• Just-In-Time (⁶): Momento certo, produzir a quantidade exata de um produto de acordo com a demanda de forma rápida e sem necessidade da formação de estoques.

5 Por Quês

Os 5 “Por Quês”, são uma das melhores ferramentas de melhoria contínua para análise de causa raiz. Pode ajudar na identificação da origem de um problema e ver além do problema superficial. Ao perguntar "Por Que" várias vezes seguidas, certamente te levará mais fundo em uma analise de problema, permitindo encontrar soluções para o problema com precisão, e não só tratar os sintomas, e ainda, auxilia a equipe a deixar de atribuir a culpa ou apontar o dedo para encontrar o problema real.

Usar os 5 Por Quês, ajuda na determinação das relações entre causa e efeito (ideal para criar um diagrama de espinha de peixe). Uma ferramenta extremamente simples e toda e qualquer pessoa poderá utilizar, não necessita de análises estatísticas e as empresas descobrem que ao perguntar "por que" mais algumas vezes ou menos, chegam à raiz de um problema. É preciso entender também, que esta abordagem se destina a ajudar as empresas a chegar ao problema real e identificar oportunidades de melhoria, entretanto, não oferece uma estrutura para chegar a soluções e não facilita a implementação de ideias, por isso precisa estar combinada com outras ferramentas a fim de implementar mudanças representativas.

A execução do evento KAIZEN não precisa ser complexo, basta praticar e aprimorar o uso das técnicas já existentes, adaptadas ou mesmo aprimoradas.

Só para inserir a evolução do sistema lean, vamos entender o que significa a TOYOTA Lean Manufacturing, que é bem mais complexo de tudo aquilo que já vimos até agora, e a que se deve essa complexidade? Na realidade ele é resultado da combinação de várias ferramentas, por isso, antes de implementá-la faz se necessário entender os conceitos individualmente, e ainda, praticar sua utilização na execução de Kaizens antes de ser empregado como um todo, e o objetivo aqui, busca demonstrar que lean é a conjugação de várias ferramentas utilizadas na estruturação de seu processo, vejamos:

SISTEMA TOYOTA DE PRODUÇÃO

O sistema de produção TOYOTA (Lean Manufacturing) (⁷) é muito conhecido pela aplicação do princípio Kaizen, para oferecer a melhor qualidade, o custo mais baixo e o menor lead time por meio da eliminação de perdas(desperdício) e tem o foco do sistema no cliente.

O processo é simbolizado pelo telhado da casa e é sustentado por dois pilares: Just-In-Time composto por (Fluxo contínuo/Takt Time (⁸) e Produção Puxada), e outro pilar Jidoka (⁹) se compõe de (Separação Homem/Máquina, Poka-Yoke (¹⁰), Inspeção na fonte e ação imediata) e por ultimo na base temos o conceito Heijunka (¹¹), Kaizen e operações padronizadas, que geram a estabilidade necessária para que seja possível continuar a melhoria dos processos e o bom atendimento aos clientes.

Todo o sistema lean é sustentado por melhorias. Por isso, é muito importante que o conceito de Kaizen seja muito bem compreendido a fim de garantir a melhoria contínua e, consequentemente, a sustentabilidade da filosofia lean; para completar veja abaixo as definições sabendo ainda que Kaizen é baseado em três G’s: Gemba (¹²),Gembutsu (¹³) e Genjitsu (¹⁴).

• Lean Manufacturing (⁷): É uma metodologia voltada para a otimização da produção ao máximo, impacta numa mudança na forma de se pensar a linha de produção, entregando muito mais eficiência.
• Takt Time (⁸): Tempo em que se deve produzir uma peça ou produto, baseado no ritmo de vendas, para atender a demanda dos clientes. É calculado pela divisão do volume da demanda do cliente, quantidade programada por turno pelo tempo disponível de trabalho por turno, subtraindo-se os tempos de perdas, interrupções, setups, refeição, entre outros
• Jidoka (⁹): É às vezes é chamado de autonomização, o que significa automação com inteligência humana. Isso ocorre porque dá aos equipamentos a habilidade de distinguir boas peças e ruins de forma autônoma, sem serem monitorados por um operador. Ou seja, habilita máquinas e operadores com a capacidade de detectar quando uma condição anormal ocorreu e imediatamente parar o trabalho,
• Heijunka (¹⁰): É o nivelamento do tipo e da quantidade de produção durante um período de tempo fixo. Isso permite que a produção atenda de forma eficiente às demandas dos clientes, evitando grandes lotes e resultando em estoques, custos de capital, mão de obra e tempo de produção mínima em toda a cadeia de valor.
• Poka-Yoke (¹¹): É uma ferramenta representada por simples dispositivos e/ou procedimentos que possuem como missão inicial prevenir o surgimento de erros em um processo produtivo através da eliminação de suas causas geradoras. Quando o ataque à causa do erro ainda não é possível ou conveniente, ao menos a detecção de sua origem é efetuada com o propósito de conter a obtenção de defeitos nos produtos processados.
• Gemba (¹²): A melhoria é feita “onde as coisas acontecem”. Somente assim é possível identificar os desperdícios e identificar oportunidades. Por exemplo: ir ao chão de fábrica
• Gembutsu (¹³): Ver as coisas por si mesmo”. Semelhante ao Gemba ressalta a necessidade de ver pessoalmente os problemas e oportunidades de melhorias.
• Genjitsu (¹⁴): Coletar e analisar os fatos e definir grau de importância

Pode parecer complexo, mas creia, que em uma empresa a maioria das perdas ou desperdícios podem ser eliminadas através do Kaizen com uso de ferramentas simples, ou conjugando-as na busca pelo aumento a produtividade, eficiência, qualidade segurança e redução de custos.

Como devemos estruturar e elaborar um evento Kaizen utilizando uma Ferramenta de melhoria contínua?

Os eventos Kaizen devem ser projetados para serem muito específicos e direcionados. Eles não são a abordagem ideal para mudanças estruturais que abrangem muitas áreas funcionais. Antes do início do evento é importante ter uma definição clara do processo e o que você quer alcançar. Você deve indicar claramente quais equipes e departamentos estarão envolvidos e qual problema você está tentando resolver, e lembre-se, que a participação e engajamento dos associados é fundamental para o sucesso deste processo.

Um evento Kaizen é geralmente simples, mas não fácil, a fase de planejamento e preparação são críticos para seu sucesso, uma equipe pré-determinada se desloca de suas funções cotidianas, e dependendo da dimensão e enfoque do projeto pode ser por horas ou até mesmo por alguns dias, se concentrando na busca da melhoria desejada.

“Passo a Passo” de um evento Kaizen

Escolher um Facilitador

Você pode contratar um facilitador profissional de fora da empresa ou escolher um funcionário que tenha sido treinado para preencher essa responsabilidade. De qualquer maneira, a escolha deve focar numa Liderança forte e ainda ser alguém que tenha experiência em Kaizen e que tenha o conhecimento e as habilidades para alavancar as técnicas de melhoria, como PDCA ou DMAIC, que serão processadas durante o evento. A liderança deve ser conduzida por uma pessoa que possa ajudar a equipe a permanecer no caminho desejado do evento. Eles devem entender como se certificar de que todos na equipe tenham voz e saibam administrar conflitos, essencial para um evento Kaizen de sucesso.

• PDCA (¹⁵): Plan (Planejar), Do (Fazer), Check (Verificar), e Learn (Aprender)
• DMAIC (¹⁶): Define (Definir), Measure (Medir), Analyse (Analisar), Improve (Melhorar), Control (Controlar) 

Envolver a Liderança Executiva

Os líderes executivos geralmente estão envolvidos na remoção de barreiras e no fornecimento dos recursos necessários para o evento e nem sempre estão diretamente envolvidos no evento, embora devam ser apoiadores entusiastas que entendam o processo e os objetivos do KAIZEN. É importantíssimo que eles comuniquem seu apoio a todos na organização e reforcem a importância desse tipo de trabalho. Esse suporte aumenta a probabilidade dos funcionários se envolverem totalmente e também ajuda a garantir que os resultados da melhoria sejam duradouros.

Definir Escopo do Evento Kaizen

Os eventos Kaizen devem ser específicos e direcionados. E embora possa ser usado, em geral não são a abordagem ideal para mudanças estruturais e que abrangem muitas áreas funcionais. É importantíssimo ter uma definição clara do processo e aonde quer chegar antes de iniciar o evento. É necessário indicar claramente qual problema o evento tentará resolver assim como quais equipes e departamentos devem ser envolvidos.

Selecionar a Equipe do Evento Kaizen

A equipe selecionada do evento Kaizen geralmente inclui aqueles que são diretamente responsáveis pelo processo a ser modificado e melhorado, e também os clientes internos do processo, e ainda convidar especialistas no assunto, ou até mesmo clientes externos e/ou fornecedores. Os eventos Kaizen também são uma excelente oportunidade para treinamento de pessoas que ainda não tiveram a chance de praticar essa técnica de melhoria contínua, estando ou não envolvidas diretamente no processo do evento selecionado.

A Equipe do evento deve ser treinada nos conceitos da melhoria continua

Antes de iniciar o evento, faz-se necessário dedicar um tempo para orientar a equipe das expectativas e quais ferramentas de melhoria poderia ser aplicado no evento Kaizen. Toda a equipe deve ser treinada no gerenciamento de melhorias e como pode ser utilizada antes, durante e depois deste evento e de seu desempenho.

Reunião de Abertura

A equipe do evento Kaizen selecionada deve ser formalmente apresentada com a hierarquia do grupo, ter conhecimento do problema e o que se espera como resultado, o que se deseja alcançar, estabelecer as regras de trabalho propostas e iniciar as atividades.

Não se Melhora o que não se Mede

Qualquer melhoria da eficiência e resultado do evento Kaizen deve ser medida, monitorada e definida através de indicadores de desempenho, então, faz-se necessário definir pontos de referência para melhoria que serão os indicadores de desempenho e podem incluir métricas relacionadas a: prazos, custo, qualidade, satisfação do cliente, SKUs etc. mas que realmente sejam importantes para o negócio.

A Agenda do Kaizen

A Agenda do evento Kaizen, deve ter um roteiro geral básico do que se deseja e devem seguir um passo a passo ao largo de tempo conveniente.

Passo  1 : Mapeamento  e Medição do processo atual

Passo  2 : Indicar os objetivos  alvo

Passo  3 : Obter uma descrição de causas e soluções.

Passo  4 : Equacionar as divergências afim de obter melhorias consensual do que deve ser mudado e implementado

Passo  5 : Registrar e documentar  todos os recursos requeridos na aplicação das melhorias

Passo  6 : Elaborar/Modificar procedimentos para o novo padrão de trabalho ,

Passo  7 : Divulgar  treinar  e implementar as melhorias

Passo  8 : Monitorar e medir resultados do novo procedimento implementado, refinar ajustes e alterar procedimento padrão e treinamento se necessário,

Passo  9 : Medir os resultados

Passo 10 : Comunicar as mudanças na organização e treinar a todos envolvidos no processo

Passo 11 : Reconhecer publicamente e recompensar os membros da equipe participante do evento Kaizen e que contribuíram para as melhorias alcançadas e incentivar novos eventos.

KAIZEN é uma transformação cultural da empresa na geração de um ambiente criativo e muito participativo 

Neste artigo apresentamos uma das principais filosofias de processo na melhoria continua. Utilizar esta ferramenta significa desenvolver um pensamento cultural de melhoria continua e gradual.

O Kaizen é uma ferramenta aplicada na busca da melhoria contínua de processos e que agrega valor para o negócio e pode ainda ser cultivados em vários setores de uma organização, incluindo eficiência de processos, Segurança, Qualidade, Serviços ao Cliente, Logística, RH, Pesquisa, entre muitas outras. 

De forma dinâmica, utiliza e cria envolvimento dos associados da empresa no uso de suas habilidades na solução de problemas, maximiza a eficiência e resultados de seu negócio e ainda, quando comparada a outras alternativas, mostra ser de baixo custo.

A filosofia lean, conta com varias outras ferramentas no combate a desperdícios e são aplicáveis a diversas atividades e não as só as indústrias, mas também a serviços, hotelaria, hospitais. E como visto acima os fundamentos Lean incluem, 5S, MFV- Mapeamento de fluxo de valor, Kaizen, MPT Manutenção Produtiva Total, JIT Just in time, Poka-Yoke, etc, etc.

Faça a aplicação do Kaizen, você vai descobrir uma nova dinâmica de soluções de problemas e aumentar a eficiência de seus processos, e se necessitar ajuda você pode contar conosco na sua implantação e treinamento.